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Version 3.0.0 - 05/12/2016 - Certifiée NF525

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Pourquoi une version certifiée ?

Une obligation légale

Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l'utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l'obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d'enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisés et certifiés.
En cas de contrôle, l'absence d'attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Pour en savoir plus, voir l'article du site www.service-public.fr : Obligation d'utiliser des logiciels de caisse certifiés à partir de 2018.

Seul un CERTIFICAT NF Logiciel de Gestion de l'Encaissement (NF525) atteste de la conformité d'un produit/logiciel.

Le certificat NF525 de FlexyBeauty

La version 3 de FlexyBeauty est certifiée "Logiciel de Gestion de l'Encaissement NF525". Le certificat de conformité est en pièce jointe à cet article et porte la référence N°16/0025.

Les autres avantages d'un produit certifié NF525 ?

  1. La Qualité des produits concernant, la documentation, les tests et validations et les fonctionnalités
  2. Le maintien de la conformité par le fabricant/ éditeurs tout au long de la durée de vie des systèmes et de leur évolution
  3. La prise en compte et le respect des nouvelles obligations légales en matière de conservation et de présentation à l’administration fiscale de la documentation se rapportant aux logiciels de comptabilité ou de gestion et aux systèmes de caisse et la  sécurité offerte par ces produits (Cf. références). Un produit certifié NF 525 permet notamment :
  • La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement
  • La signature électronique des enregistrements des pièces justificatives
  • L'impression sur le ticket de la signature et du numéro du certificat NF Logiciel gestion de l'encaissement
  • La création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
  • L’archivage et la conservation des données d‘encaissement
  • L’absence de fonctions occultant des données d’encaissement 

 

Quels changements dans FlexyBeauty ?

Ce qui ne change pas

La version 3 de FlexyBeauty conserve inchangées de nombreuses fonctionnalités. La liste suivante n'est pas exhaustive, elle met en exergue les possibilités conservées qui ne vont pas à l'encontre de la certification :

  • La création et la suppression de réservations
  • La mise en attente de ticket de caisse puis la reprise de ceux-ci afin de les supprimer ou les encaisser.
  • La modification des règlements et des vendeurs sur des tickets encaissés  (mode Gestionnaire uniquement si la journée a été clôturée)
  • L'annulation de tickets de caisse sur une journée ouverte ou clôturée
  • La gestion du fonds de caisse

Les changements

La version 3 de FlexyBeauty nécessite principalement de gérer l'ouverture et la clôture des journées de caisse et oblige autant que possible à ce que la chronologie des tickets soit respecté par période journalière.

Les changements suivants sont induits :

  • Il ne peut y avoir qu'une seule journée ouverte

  • Tous les tickets créés sont positionnés sur la journée ouverte.
    Ainsi, par exemple, les paiements en ligne effectués pour une date dans le futur seront maintenant tous positionnés à la date d'ouverture de caisse pour plus de simplicité.

  • Comme la date de réservation ne correspond plus forcément à la date du ticket, un lien du ticket vers la réservation a été ajouté. Depuis le ticket, on peut donc ouvrir la réservation dans l'agenda. De plus, le déplacement de réservation lié à un ticket encaissé est à présent possible et simplifié.(il ne génere plus de ticket annulé).

  • Il faut clôturer une journée avant d'en ouvrir une autre (en cliquant sur le crayon)

  • Si vous activez la caisse le lendemain (ici le 29 novembre), le système vous proposera de clôturer la journée précédente (si vous ne l'avez pas déjà fait) et d'ouvrir une nouvelle journée en un clic. A noter, si vous indiquez "non", vous pourrez continuer à saisir des tickets sur la journée de la veille.

  • Une vente en ligne effectuée sur un jour fermé va automatiquement clôturer la journée de la veille (si elle n'a pas été déjà été clôturée) et ouvrir la journée courante. 

  • Il n'est pas possible de faire des changements sur une journée clôturée qui modifie le chiffre d'affaires de celle-ci. Il n'est donc pas possible d'ajouter des tickets, par contre modifier les règlements ou le personnel vendeur restera possible (mode gestionnaire uniquement).

  • Champs obligatoires d'encaissement

    Le respect de la marque NF525 qui permet de répondre à la loi des finances 2018 implique que certains champs sont obligatoires sur le ticket de caisse :

    • Le nom
    • L'adresse
    • Le n° de siret
    • Le n° de tva
    • Le code NAF

    Pour en savoir plus : https://flexybeauty.zendesk.com/hc/fr/articles/213650809
  • N° de certification et signature sur l'affichage du ticket
    Le champ "Signature Ticket" apparait maintenant sur celui-ci. Il est composé du numéro de certification de FlexyBeauty et d'un numéro unique.

  • Gestion du duplicata de ticket
    Le duplicata possède un numéro et une signature propre
  • L'annulation d'un ticket d'une journée clôturée va générer un ticket de type "crédit d'annulation" négatif sur la journée ouverte. Si la journée n'a pas été clôturée, pas de soucis, le crédit est sur la même journée. A noter, le terme AVOIR devient CREDIT D'ANNULATION.

  • Les acomptes en ligne ne possèdent plus de numéro de ticket mais un numéro d'acompte. Le numéro de ticket est généré lors de l'encaissement définitif de celui-ci. L'information va apparaître dans le menu "Paiement en ligne et retrait".

  • Nouvel export "Vue détaillée". Dans les données comptables, la vue détaillée du chiffre d'affaires vous permet d'obtenir tous les détails de vente sur une période, par article vendu. Vous pourrez l'exporter en csv (ouvrable avec excel).

 

Donc si j'ai clôturé ma journée par erreur, je ne peux plus revenir dessus ?

Oui vous ne pouvez plus modifier la valeur du chiffre d'affaires de la journée. Mais vous pouvez annuler des tickets et modifier les règlements.
A noter, d'un point de vue comptable si vous êtes en comptabilité de trésorerie, il n'y a aucun impact car vous vous basez sur les règlements qui restent toujours modifiables.
En comptabilité d'engagement, il faut savoir que si l'encaissement s'effectue dans le même mois comptable, vous aurez une déclaration similaire car le détail des jours a peu d'importance.
Faites donc bien attention en fin de mois et surtout en fin d'année à bien vérifier votre journée avant de la clôturer.
Au pire, il faudra annoter l'erreur dans le fichier excel généré afin que votre comptable le prenne en compte.

 

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