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Gestion des ouvertures et clôtures des journées de caisse

Pourquoi FlexyBeauty gère les clôtures de journées ?

Cette fonctionnalité est une obligation de la loi des finances et du formalisme NF525. Elle vise à rendre obligatoire un suivi chronologique des numéros de tickets.
Elle a aussi pour objectif de permettre de clôturer des journées de caisse afin qu'il ne soit plus possible de :

  • Modifier un ticket existant (auteur et règlements), sauf en mode Gestionnaire
  • Ajouter un nouveau ticket sur cette journée

 

Règles de gestion

  • Par défaut les journées sont fermées, vous pouvez aller sur une journée de caisse et cliquer sur celle-ci pour l'ouvrir.

 

  • Il ne peut y avoir qu'une seule journée ouverte

  • Tous les tickets créés sont positionnés sur la journée ouverte.
    Ainsi, par exemple, les paiements en ligne effectués pour une date dans le futur sont maintenant tous positionnés à la date d'ouverture de caisse pour plus de simplicité.

  • Il faut clôturer une journée avant d'en ouvrir une autre (en cliquant sur le crayon ou la journée)

  • Si vous activez la caisse le lendemain (ici le 29 novembre), le système vous proposera de clôturer la journée précédente (si vous ne l'avez pas déjà fait) et d'ouvrir une nouvelle journée en un clic. A noter, si vous indiquez "non", vous pourrez continuer à saisir des tickets sur la journée de la veille.

 

  • Une vente en ligne effectuée sur un jour fermé va automatiquement clôturer la journée de la veille (si elle n'a pas été déjà été clôturée) et ouvrir la journée courante. 

  • Il n'est pas possible de faire des changements sur une journée clôturée qui modifie le chiffre d'affaires de celle-ci. Il n'est donc pas possible d'ajouter des tickets, par contre modifier les règlements ou le personnel vendeur reste possible (mode gestionnaire uniquement).
  • L'annulation d'un ticket d'une journée clôturée va générer un ticket de type "crédit d'annulation" négatif sur la journée ouverte. Si la journée n'a pas été clôturée, pas de soucis, le crédit est sur la même journée.

 

Donc si j'ai clôturé ma journée par erreur, je ne peux plus revenir dessus ?

Oui vous ne pouvez plus modifier la valeur du chiffre d'affaires de la journée. Mais vous pouvez annuler des tickets et modifier les règlements en mode gestionnaire.
A noter, d'un point de vue comptable si vous êtes en comptabilité de trésorerie, il n'y a aucun impact car vous vous basez sur les règlements qui restent toujours modifiables.
En comptabilité d'engagement, il faut savoir que si l'encaissement s'effectue dans le même mois comptable, vous aurez une déclaration similaire car le détail des jours a peu d'importance.
Faites donc bien attention en fin de mois et surtout en fin d'année à bien vérifier votre journée avant de la clôturer.
Au pire, il faudra annoter l'erreur dans le fichier excel généré afin que votre comptable le prenne en compte.

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